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circulos de calidad

Circulos de calidad; qué son, cómo funcionan, ventajas y desventajas

¿Has entrado en este artículo buscando qué son los circulos de calidad? Estás de enhorabuena, porque no sólo vamos a ver qué es un circulo de calidad, sino que vamos a conocer cómo funcionan y algunas de sus ventajas e inconvenientes.

Todo por el precio de sólo un par de minutos de lectura. ¡No dirás qué te parece poco!

¿Qué son los circulos de calidad?

Los círculos de calidad son una práctica en la que un grupo de trabajo –que forma parte de una organización de mayor tamaño- se reúne de forma voluntaria para tratar problemas o mejorar el funcionamiento de su área de trabajo.

¿En qué se diferencia esto de una reunión de las de toda la vida? No cabe duda de que tiene muchos puntos en común, pero también algunas diferencias.

La mayor diferencia está en el procedimiento que se sigue en torno a las reuniones. Las mismas son supervisadas por una persona cualificada para ello (los conocidos como “facilitadores”), se celebran de forma regular (por ejemplo, una vez al mes), y su resultado es elevado a las personas que tienen capacidad para tomar decisiones que impliquen llevar a cabo las propuestas del círculo. Se podría decir, por tanto, que los círculos de calidad son reuniones especialmente cualificadas y destinadas a ocasionar cambios en la empresa.

El concepto parte del Japón de los años 60, y en concreto de Kaoru Ishikawa, químico industrial y administrador de empresas, experto en control de calidad. Muy relacionado con el método Kaizen de mejora continua, los controles de calidad han gozado de una enorme popularidad en Japón y parte de Asia, de forma que se estima que en la actualidad el número de trabajadores japoneses que forman parte de círculos de calidad se cuenta por millones. En Occidente son menos populares, pero también son utilizados en muchas empresas.

Además del concepto de mejora continua, otro factor clave en los círculos de calidad es que sirven para involucrar al trabajador en el espinoso asunto del control de la calidad, en lugar de apartarlo en manos de un servicio o departamento especializado. Con ello se pretendería incrementar la efectividad de dicho control y conseguir una mayor integración del trabajador en la empresa y en los objetivos de excelencia de la misma.

¿Cómo funciona un círculo de calidad?

El funcionamiento de los círculos de calidad no es complejo, pero para que funcionen bien se exige que sea bastante metódico.

Los grupos suelen ser pequeños, de 5 a 10 personas, para favorecer el intercambio de ideas. Dentro del mismo todas las personas ocupan el mismo lugar, nadie predomina sobre el resto, y se elige por consenso una persona que ejercerá como voz del grupo, y que puede variar según el momento o los asuntos que se traten. A su vez, grupo en su conjunto será supervisado por el “facilitador”, que será un especialista en las materias que se traten y se encargará de guiar al círculo, sin influir en su toma de decisiones.

Hay más elementos clave. Los grupos son formados por voluntarios y buscan resolver problemas o aportar mejoras concretas. Es decir, las reuniones no se realizan para solucionar todos los problemas del área o departamento de una vez, sino para afrontar situaciones determinadas, lo que encaja claramente con la filosofía de “mejora continua” (en la que siempre habrá algo que mejorar). Por ello también se exige que los círculos se reúnan periódicamente (nunca habrán terminado del todo su trabajo, siempre seguirá existiendo algo susceptible de mejora).

Ventajas de los círculos de calidad.

-Pueden ser muy efectivos para resolver problemas concretos.

Es su razón de ser, y a veces consiguen sus objetivos con mucha eficacia. Afrontar problemas concretos es la mejor forma de obtener soluciones que no se queden en una declaración de intenciones. Si además están destinadas a llegar a las personas capacitadas para tomar decisiones, el resultado será que la empresa mejore.

-Fomentan el trabajo en equipo y la motivación.

Al tomarse decisiones en grupo, y además por parte de personas que lo hacen voluntariamente, los integrantes de los círculos de calidad se integran más en la empresa y aprenden a trabajar en grupo.

Desventajas de los círculos de calidad.

-No siempre será fácil establecerlos.

Recuerda que formar parte de un círculo de calidad es un acto voluntario, por lo que no siempre será sencillo encontrar personas que quieran integrarlos. Si se obliga a los trabajadores a formar parte de ellos, en la mayoría de las ocasiones se contará con miembros desmotivados que aportarán poco o nada y probablemente distraigan el trabajo de los más estimulados.

-No siempre serán efectivos.

El método de los círculos de calidad no es perfecto y puede encontrarse con problemas.

Por ejemplo, los cambios que se propongan pueden ser difíciles de implementar y tener una efectividad dudosa a largo plazo. O pueden ser inteligentes desde el punto de vista de los trabajadores, pero inviables o contraproducentes desde una posición empresarial. Para evaluar la conveniencia de las propuestas será necesario hacer un estudio detallado de las mismas.

-Pueden encontrarse con directivos que destruyan su valor.

En algunas ocasiones, las personas encargadas de tomar decisiones pueden optar por la mala decisión de desdeñar las ideas aportadas por los círculos de calidad. Sea por prejuicios, sea porque no se quiere llevar a cabo el análisis de las soluciones aportadas en estas situaciones, el trabajo de los círculos se convertirá en inútil.

Como podréis observar, los círculos de calidad suponen una mejora en la comunicación interna de la empresa, lo que puede suponer un aumento en la productividad.

Además de los círculos de calidad, existen herramientas tecnológicas que pueden ayudarte a mejorar la comunicación interna de la empresa. ¿Conoces Integria IMS? Integria IMS es un software que dispone de múltiples funcionalidades, entre las que se encuentra una herramienta de help desk que puede servir para que la resolución de problemas y las ideas fluyan en tu empresa. ¿Quieres saber cómo hacerlo? Puedes enviarnos una consulta utilizando este formulario.