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Si tu negocio gira en torno a la venta de productos o servicios, lo más normal es que tus clientes hagan peticiones, consultas o llamen con diferentes problemas que debas solucionarles. Esto se repite cada vez con mayor frecuencia según crece la necesidad o la compañía. Asumámoslo, la gente en algún momento va a necesitar ayuda, es parte natural de la vida.

Está en tus manos gestionar esas incidencias o peticiones de forma que solucionarlas resulte un proceso fácil y eficiente.

Para eso se ideó el software de helpdesk y ticketing como Integria IMS. Los programas de gestión de incidencias son aquellos que enlazan el problema del cliente y con el departamento de atención al cliente que ofrecerá una solución. Tanto si tienes un departamento entero para ello o solo estás tú, podrás enterarte al momento y encargarte de cualquier situación con un cliente de forma personal. La cuestión es que estos programas se convierten en una necesidad para manejar relaciones con clientes de forma sencilla.

La mayoría del software que incluye un sistema de ticketing cumple funciones básicas parecidas: el cliente puede crear un “ticket” entrando en contacto con tu empresa para comentarte una incidencia o petición que tiene. Esa petición se registrará en el sistema de ticketing como un ticket nuevo y se activarán alertas previamente programadas que indican como debe tratar esta incidencia el software por sí solo. Las alertas suelen venir en forma de notificaciones vía email o mensajes automatizados, que indican a la persona que responsable de solucionar las incidencias que hay una petición nueva entre manos.

De esta forma, se comienza una comunicación con el cliente en un intento por solucionar su incidencia de la mejor forma posible. Si todavía registras tus incidencias en una hoja de cálculo estándar o tienes que utilizar varias aplicaciones para poder gestionar tu cartera de clientes, enviar correos automatizados y recibir alertas, una herramienta de gestión de incidencias es lo que necesitas. Un software como Integria IMS permite una comunicación fluida y natural con el cliente. Él o ella plantea una incidencia, la persona que se responsabiliza de gestionar las incidencias recibe alertas inmediatamente.

A través de esas alertas es capaz de generar una respuesta inicial para el cliente, o enviarle un mensaje personalizado que analice y ratifique la situación, y avise de cuánto tiempo, aproximadamente, llevará solucionarlo. La comunicación se puede mantener para dar mayores detalles y acompañar al proceso de gestión y solución.

como gestionar incidencias

El hecho de crear y solidificar esta comunicación con los clientes es algo tan importante en un negocio moderno, como tener algo con qué negociar en sí. Admitámoslo, si no nos comunicamos bien con nuestros clientes variando la fórmula tradicional, perdemos contacto con el pulso de nuestro negocio, los clientes. Comunicarte con el cliente o potencial cliente, no solo habilita el consumo por parte del cliente, si no que crea una fidelidad cliente-empresa que solo se consigue por un buen trato que a su vez es eficiente en el aspecto profesional. Si un cliente está contento no solo con el producto o servicio que ofreces, sino también con el apoyo que le proporcionas ante cualquier problema o petición, ese cliente tiene mayores posibilidades de recomendar tu negocio a gente afín. Y, por más que digan, el boca a boca, aunque no genere mucho volumen de clientes, lo que sí se genera son clientes MUY fieles a tu empresa, casi hasta se hacen “fans” en cierto sentido, y eso no es un marketing que se pueda pagar.

La posibilidad, también, de poder recibir feedback de clientes sobre las soluciones que les propones es un agregado que combina muy bien con la dinámica social de trabajo general presente en los últimos años. Si un cliente tiene la posibilidad de responderte un mensaje bien para decirte que la solución es acertada, o bien para comentar que el problema persiste, esa persona posiblemente considere que tu servicio es “mejor” que el de tu competidor, que no le ofrece estas posibilidades.

Además, una herramienta de gestión de incidencias ayudará a que tus empleados o tú os volváis menos locos con cada reclamación, duda o problema que tiene un cliente. Para nadie es fácil tener que estar atendiendo manualmente incidencias constantes y estamos bastante convencidos de que psicológicamente no es sano. Ahórrate dolores de cabeza, de verdad. Preocúpate cuando tengas que hacerlo y aprovecha que la tecnología ha llegado desde hace años a un momento donde un programa puede ser tu herramienta más útil a la hora de gestionar en general tu relación y comunicaciones con tus clientes.

Un helpdesk o sistema de gestión de incidencias, nos atrevemos a decir, es algo imprescindible en la actualidad si se quiere tener un modelo exitoso sin que tu salud vaya en ello. Un gestor de incidencias permitirá que aumentes tu productividad, y acompañará a tu empresa durante muchos años si has escogido el software que más se adecue a tus circunstancias.

Os incitamos a que probéis Integria IMS y que nos aportéis sobre ello vuestra opinión para que podamos seguir haciendo de tu gestión de negocio algo más fácil y adaptado a las necesidades actuales. Cualquier consulta, crítica o comentario se puede aportar en nuestra sección de comentarios. Esperamos vuestro feedback!