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Comunicación interna; para qué sirve y cómo mejorar la de tu empresa

La comunicación interna habla mucho de cómo es una empresa y de cómo está organizada. Si has entrado a leer este artículo, es posible que ya sospeches que el que sea buena supone ahorrar y generar dinerito contante y sonante. Pero puede que necesites más motivos para ser consciente del alcance de su importancia, y también puede que quieras conocer algunas formas concretas de mejorar la comunicación interna de tu empresa. Sigue leyendo…

¿Por qué mejorar la comunicación interna de una empresa?

Mejorar la comunicación interna de una empresa no tiene por qué ser demasiado complicado, y puede ofrecer múltiples beneficios. ¿Quieres conocer algunos?

1) Aumenta la productividad.

Compartir ideas, problemas, conocimiento, etc. supone un aumento en el rendimiento, tanto de los individuos como de los equipos. Distribuir bien la información ahorra tiempo, evita trabajo duplicado, consigue que se pongan ideas en común que permiten al equipo llegar mucho más lejos, etc. Le pasa como a comer sano o hacer ejercicio: la lista de beneficios es interminable.

2) Incrementa la motivación.

No poder comunicarse cómodamente con otros compañeros o departamentos puede resultar frustrante. ¿Nunca has perdido media mañana intentando comunicarte con Floro, de comercial, para que te explique lo de la junta de la trócola? Una comunicación fluida hace más fácil el trabajo. Además, saber que existen medios para transmitir ideas y opiniones mejora la integración del trabajador en la empresa. Todo ello aumenta el bienestar en el trabajo y la motivación.

3) Facilita la resolución de problemas.

Dejar un post-it para que alguien solucione un bug de software y que lo acabe recogiendo la señora de la limpieza no es conseguir que las cosas lleguen a buen término. Una buena comunicación interna promueve que los problemas se trasladen hasta las personas mejor capacitadas para resolverlos, lo que permitirá solucionarlos de una forma más rápida y eficaz. Esto no sólo hará más fácil el trabajo, sino que redundará en una mayor satisfacción de los clientes.

4) Mejora la integración en la empresa.

¿Piensas que resulta fácil trabajar sin tener claro cuál es el rumbo que lleva la empresa y cuál es tu papel en ella? Una buena comunicación interna permite trasladar a los trabajadores cuáles son los objetivos de la empresa en cada momento, y qué es lo que se espera de cada uno de ellos. Ello permite a los empleados entender mejor tanto el negocio como su propio trabajo, lo que favorece la sensación de buscar un objetivo común y el trabajo en equipo.

¿Cómo mejorar la comunicación interna en una empresa?

Ahora que ya hemos visto algunos motivos para mejorar la comunicación interna de la empresa, vamos a ver algunas de las vías más habituales que se utilizan para lograrlo.

– Reuniones.

Son un método básico y muy extendido de compartir información. Permiten intercambiar ideas con mucho dinamismo. Un inconveniente: pueden hacernos perder demasiado tiempo.

– Manual del empleado.

Contiene todo tipo de información básica que un empleado debe conocer cuando entra en una empresa: normativa interna, objetivos, organigrama, seguridad, procedimientos internos, etc.

– Buzón de sugerencias.

Puede ser útil si se utiliza de forma activa para comunicar opiniones, ideas, etc. Lamentablemente, en muchas ocasiones suele quedarse en un trozo de hojalata vacío de color verde o gris…

– Newsletter.

Sustituye a la tradicional “circular”. Se trata de información periódica útil que se comparte con todos los empleados de la empresa. En la actualidad lo normal es que se distribuya a través de correo electrónico, pero en determinadas empresas aún se hace en papel.

– Cartelera o tablón de anuncios.

Es un método algo más básico, pero en determinadas empresas puede ser útil, siempre que pueda ser visto habitualmente y sin dificultades por todos los empleados.

– Intranet.

Es una solución algo más moderna que consiste en construir una red de comunicación informatizada dentro de la empresa. Puede incluir chats, bases de datos, etc.

– Sistema de ticketing.

Se trata de una herramienta más avanzada, y que puede generar grandes beneficios para la comunicación interna de la empresa, por lo que vamos a detenernos en ella.

Las herramientas de ticketing se utilizan habitualmente para la gestión de incidentes. De forma muy resumida, cuando un usuario -normalmente alguna persona encargada de la atención al cliente en una empresa- recibe la comunicación de un incidente, crea un “ticket” que recoge la incidencia y toda la información útil que el creador del ticket considere necesario incluir. En ese momento, o bien dicha persona resolverá la incidencia (y dejará registro de ello en el ticket) o bien la dirigirá a las personas cualificadas para solucionarla.

Pero además de la gestión de incidentes –lo que, como ya hemos visto, forma parte de la comunicación interna de la empresa-, una herramienta de ticketing también puede servir para mejorar en otros aspectos dicho tipo de comunicación.

Veamos algunos ejemplos.

-Un empleado ha tenido una excelente idea sobre cómo mejorar un procedimiento de trabajo. Abre un ticket con la propuesta, y ésta llega tanto a sus compañeros de departamento, para que puedan aportar ideas adicionales, como a las personas habilitadas para tomar decisiones al respecto.

-Un comercial ha recibido la propuesta de un cliente para adaptar uno de los productos de la empresa a sus necesidades. El comercial abre un ticket con la propuesta, consultando a los técnicos que se encargarían de desarrollarla si es posible llevarla a cabo, así como otros aspectos importantes, como costes, plazos, etc.

-Una persona de soporte ha recibido una queja de un cliente acerca de un servicio que funciona incorrectamente. Cuando crea el ticket, no sólo toma las medidas necesarias para solucionar el problema del usuario que ha reclamado, sino que hace llegar la incidencia al departamento encargado de tomar decisiones para que no se vuelvan a dar este tipo de problemas con otros clientes.

Como puedes ver, estos son sólo algunos ejemplos.

Y ahora permítenos presentarte Integria IMS. Integria IMS es un software que, entre otras funciones, dispone de una herramienta de gestión de tickets que puede ayudarte a mejorar la comunicación interna de tu empresa.

Si quieres saber qué es lo que la herramienta de ticketing de Integria IMS puede ofrecerte, entra aquí: https://integriaims.com/producto/gestion-de-incidencias/