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4. Gestión de Proyectos

Integria IMS tiene una gestión de proyectos dinámica que incluye planificación, seguimiento y reporte por parte de los usuarios. De esta forma es posible no sólo planificar (tiempos y costes) sino ver la evolución en el tiempo gracias a la imputación de horas de las propias personas que trabajan en los proyectos. Esa imputación se hace de forma pormenorizada, en forma de “Workunits” o unidades de trabajo (que pueden ser horas o días, según el nivel de detalle que se precise) y asignadas específicamente a cada tarea del proyecto.

Los diagramas gantt, el cálculo de costes, las notificaciones automáticas de aviso de cierre de tareas e hitos, etc. son acciones automáticas del sistema que se alimentan de todos los datos que se introducen a lo largo del tiempo por los usuarios.

Proyectos y tareas

La funcionalidad de proyectos en Integria IMS se basa principalmente en: proyectos, tareas y personas. Las tareas creadas dentro de cada proyecto pueden contener otras tareas, estableciendo estructuras jerárquicas en forma de árbol.

Las tareas pueden contener tanto Incidencias asociadas como Workunits (unidades de trabajo) que representan una descomposición de la tarea en diferentes paquetes de trabajo unipersonales. Esto nos permite ver rápidamente el desglose de la tarea tanto en trabajo planificado (workunits) como en trabajo no planificado (incidencias).

Asignación de recursos de personal

Dentro de los proyectos se irán creando diferentes tareas, y las personas podrán agregarse tanto al proyecto principal, como separadamente a cada una de las tareas. Las personas tendrán asociado un rol dentro del proyecto. Siempre existirá un usuario encargado del proyecto, que tendrá permisos de gestión sobre el mismo, pudiendo crear tareas y asignar personas y roles tanto al proyecto como a sus tareas.

Individualmente, a nivel de tarea, estos roles pueden ser ajustados, de forma que los participantes de un proyecto pueden no estar en las mismas tareas, y con diferentes roles, permitiendo una gran flexibilidad. Dependiendo de su rol asignado, los usuarios participantes en los proyectos y tareas tendrán diferentes privilegios, desde modificación total a simple reporte de trabajo.

Vista de personas asignadas a un proyecto:

Tareas y costes

Los costes de cada tarea se calculan en base a los costes de cada rol (horas/persona) y a los costes adicionales imputados (en forma de facturas de gastos, gastos adicionales o cualquier otra fórmula) que se impute directamente a la tarea (y por tanto al proyecto). Los costes de los diferentes roles se definen en la sección de Personas → Control de Acceso → Gestionar Roles.

Creación de una tarea nueva

Las tareas se visualizan en forma de tabla una vez dentro del proyecto, en el menú superior derecho “Planificación de tareas”:

Desde esta misma sección en el menú podremos crear tareas nuevas para el proyecto.

A la hora de definir una tarea, se especifican unos márgenes temporales de inicio y fin, así como una criticidad o prioridad para ella. Se le asignan recursos (personas) y se le asignan unos costes objetivos basados en tiempo. A partir de aquí, y basándonos en la imputación de horas a dicha tarea que hagan los usuarios que están asignados a ella, podremos saber las desviaciones en el tiempo, desviaciones en costes y desviaciones en la planificación sobre los recursos horas/persona. Integria automáticamente va generando esos índices que se pueden consultar en tiempo real.

El primer paso es la creación de una tarea, no podemos asignar recursos, añadir ficheros, imputar unidades de trabajo, etc. hasta que no se ha creado la tarea. Una vez creada, el siguiente paso lógico es asignar recursos (personas) a esa tarea.

Creación de la tarea desde la sección “Planificación de tareas”:

También podemos editar esta tarea desde el planificador de tareas:

Como se puede observar, el menú superior derecho cambia al entrar en la edición de la tarea, mostrando secciones específicas únicas para tareas.

Borrado de tareas y proyectos

Al terminar, los proyectos pasan a archivados, guardando toda la información que contienen. Un proyecto archivado se puede borrar, desapareciendo todas sus tareas, y las unidades de trabajo que contiene se convierten en “huérfanas” y no están asignadas a ningún proyecto ni tarea, aunque siguen existiendo.

Para archivar un proyecto basta con darle al botón de Archivar de la vista Detalles de los proyectos. Automáticamente ese proyecto pasará a la vista de proyectos archivados. Dichos proyectos no notifican automáticamente ni el cierre de tarea, de proyecto o de hito (milestone). Dichos proyectos pueden ser activados de nuevo desde la vista de proyectos archivados. Para acceder a dicha vista, basta con acceder al menú de Proyectos → Proyectos archivados.

Para borrar una tarea debemos irnos a Planificación de Tareas y pinchar sobre el icono de la derecha de una papelera en la tarea que queramos borrar.

Informes y vistas

Vista general del proyecto

Desde aquí podemos editar algunos detalles generales de proyecto como su nombre, persona encargada, grupo de proyectos al que pertenece, fechas, etc. además de ver una serie de métricas sobre su estado actual.

Planificación de tareas

Presenta gráficas de reparto de carga de tareas por usuario y permite editar de forma rápida todas las tareas El planificador de tareas es una vista que permite una gestión ágil de las tareas. Es posible crear, editar y borrar tareas, la creación de nuevas unidades de trabajo (WU), tickets, etc.

Además ofrece una estadísticas con: el número de tareas por estado, las horas trabajadas por empleado, y las tareas asignadas a cada empleado.

Creación de nuevas unidades de trabajo (WU) desde el planificador de tareas

Mediante la creación manual de unidades de trabajo podemos imputar tiempo en un proyecto y tarea. No debemos confundir estas unidades de trabajo manuales con los comentarios de los tickets (también llamados unidades de trabajo). En el caso de las unidades de trabajo de tickets, imputarán automáticamente el tiempo total del ticket cuando éste se encuentre asignado a una tarea; en el caso de estas unidades de trabajo individuales, serán añadidas manualmente por el usuario e imputarán el tiempo directamente según lo introducido al crear la unidad de trabajo. El formulario de creación tiene una serie de campos básicos (descripción, número de horas empleadas en la unidad de trabajo, perfil asignado, etc). Además ofrece unos controles que permiten “dividir” la unidad de trabajo en bloques de X horas (por defecto 8 horas) y repartir ese tiempo en diferentes Unidades de Trabajo (WU) a lo largo del tiempo (para adelante o para detrás, según se elija) con el mismo contenido que la original, exceptuando por la fecha. Es la forma idónea de “rellenar” las horas para completar un calendario de vacaciones, por ejemplo.

Las unidades de trabajo de un proyecto se pueden crear desde el planificador de tareas:

O bien desde la sección de usuario (Usuarios → Agregar unidad de trabajo). Hay tres supuestos especiales que contempla Integria IMS:

  • Vacaciones
  • Baja por enfermedad
  • No justificado.

Estos conceptos corresponden a tareas especiales dentro de un proyecto especial que se computa de manera diferente.

Las unidades de trabajo se pueden crear de una en una o en bloques de forma que sea más cómodo y se pueden previsualizar todas antes de subirlas al sistema.

Para actualizar la información de las tareas realice todos los cambios que quiera en la tabla y para salvarlos pulse en el botón Update. Si la tarea tiene más de un empleado asignado y quiere realizar algún cambio en este campo deberá ir al menú de edición detallado pulsando en el icono con forma de herramienta situado en la columna de la derecha. Para borrar una tarea puede usar el botón con forma de papelera situado en la columna de la derecha.

El color mostrado en cada tarea se corresponde al siguiente porcentaje completado:

  • Pendientes (blanco): Entre 0% y 39%
  • En procesos (amarillo): Entre 40% y 89%
  • Completado (azul): Entre 90% y 99%
  • Verificado (verde): 100%

Gráfico de Gantt interactivo

Muestra la información del proyecto, fusionando la imputación real (en rojo), con el progreso de la tarea (en verde) y la planificación original (azul). Muestra dependencias e hitos.

Hitos

En general, un hito es una tarea de duración 0 que representa una fecha importante o un momento puntual en un proyecto, como la finalización de una fase de proyecto, o la fecha en que un informe en particular debe ser entregado.

Edición Tarea

Permite modificar algunos detalles como fecha de inicio y fin, una estimación de horas de duración, coste estimado, etc. Como se observa en el menú superior derecho, forma parte de las opciones específicas de tareas.

Seguimiento de tareas

Integria IMS realiza un seguimiento (tracking) de prácticamente todas aquellas secciones o elementos de información que son susceptibles a cambios. En el caso de la tarea registra todas las operaciones de apertura, cierre, cambio y adición de información; ya sea en forma de Workunit o en forma de fichero adjunto.

Personas

Desde aquí podemos ver las personas asignadas al proyecto. Con los permisos necesarios también podremos eliminar participantes en el proyecto y añadir nuevos.

Informe de tarea

Integria IMS tiene una opción para enviar un informe automático sobre la tarea y su estado actual a todos los miembros de la tarea. Seleccione Proyecto → Tarea → Informe por email para acceder a esta herramienta.

El informe de tarea generará automáticamente un texto que puede modificar o personalizar. Al darle al botón de enviar, generará un email automáticamente y lo enviará a cada uno de los participantes de la tarea.

Mover tarea

Las Unidades de Trabajo (WU) de la tarea quedarán vinculadas a ésta incluso si se mueve de proyecto o de tarea padre.

Mapa horario del proyecto / Gráfica de tiempo por proyecto

Esta opción nos permite ver en forma de gráfico, para una persona e intervalo de tiempo específicos, a qué proyectos ha dedicado tiempo, y mostrarlo a escala. Situando el ratón sobre cualquier punto de la gráfica se visualizarán detalles adicionales.

Informes generales de seguimiento

Especialmente diseñados para realizar un seguimiento personal de actividad en proyectos, también muestran información de tickets. El informe completo permite hacer una trazabilidad detallada de la actividad de una persona, entre un intervalo de fechas. De esta forma, podemos saber qué tareas ha acometido, cuánto tiempo les ha dedicado, y conocer los detalles de cada una de ellas, listando las unidades de trabajo (workunit) reportadas a cada tarea/subtarea.

Este informe se encuentra en la sección de Personas → Informes → Informe completo. Podemos elegir usuario y rango de fechas, y nos mostrará la lista de proyectos/tareas sobre los que ha imputado horas de trabajo, así como el total de horas imputadas por todos los usuarios, teniendo así una comparativa.

Si hacemos click en cualquiera de las tareas mostradas, se ve el informe detallado, en ese período de tiempo, para ese usuario y para esa tarea. Esta información detallada se puede editar si somos administradores. Si las unidades de trabajo ya han sido validadas, nadie puede modificarlas a excepción del administrador o su jefe de equipo.

Asignaciones globales

La sección Asignación de tareas globales permite ver las tareas que tiene asignadas un usuario concreto, su rol en la tarea, las unidades de trabajo que ha imputado en ella y las unidades de trabajo totales de la tarea.

Además, desde aquí podemos asignar en bloque de forma rápida tareas específicas a ese usuario.

Esta sección es especialmente útil para administradores, en ella pueden ver si un usuario tiene asignadas tareas que no debería, bien de forma global o viendo que el usuario no ha imputado ninguna hora en la tarea. O bien confirmar si el rol del usuario en la tarea es el correcto. Aquí podemos “sacar” de una tarea a un usuario con pulsar un solo click.


Documentación de Integria