Una de las características más importantes de Integria IMS es la posibilidad de trabajar con diferentes grupos de usuarios y que este permita accesos y visualización de elementos independientes, de modo que cada grupo sólo visualice su información y elementos, siendo invisible el contenido de los otros grupos. Estos grupos de usuarios pueden ser departamentos, clientes o empresas diferentes. A esta característica generalmente se la conoce como entorno Multitenant..
La estructura de permisos se basa en tres conceptos:
La funcionalidad Multitenant y la gestión de permisos son características de la versión Enterprise.
Los usuarios de Integria IMS pueden tener diferentes perfiles para diferentes grupos (gestor de los tickets para una empresa, participante en un proyecto, etc.), definiendo el nivel de privilegios que tendrán sobre las diferentes secciones y funcionalidades de Integria. Mediante este flexible sistema los usuarios pueden pertenecer a diferentes grupos y tener diferentes roles en cada uno de ellos.
En el menú Personas se gestiona todo lo relacionado con los usuarios. Visualización, edición, informes de horas de usuario, tareas asignadas, roles y grupos existentes etc. Esta sección dispone de diferentes sub-secciones, algunas visibles solo para administradores o managers de grupo, además algunas de estas secciones sólo dejarán realizar ciertas operaciones en función de las credenciales del usuario.
En el primer submenu se modifican las propiedades del usuario, pudiento editar nombre, email, idioma, password, etc. No es modificar el ID de usuario, que será el que utilizaremos siempre como username para acceder a la herramienta.
El idioma del usuario “ignora” al lenguaje definido a nivel global, esto significa que si el usuario define su propio idioma, usará ese en vez del lenguaje del sistema.
Vista de la pantalla de edición de usuario:
Algunos campos son informativos y no se pueden editar, como el user id y el total de tickets abiertos.
Para añadir unidad de trabajo (workunit) individual, incluyendo tiempo empleado, tarea y rol. Constatando tiempos empleados en las tareas específicas. Además, se podrá deshabilitar el envío de correos cuando se añade una nueva unidad de trabajo (opción por defecto seleccionada).
Esta opción solo aparece si tenemos acceso al sistema de proyectos. Muestra un calendario mensual con la asignación de horas de nuestro usuario. Esto permite ver en diferentes colores las unidades de trabajo (workunits) asignadas a tickets y su duración y las unidades de trabajo asignadas a proyectos.
Ejemplo de informe de UT con horas de proyectos
Ejemplo de informe de UT con horas de tickets
En el caso de haber horas mixtas sale con un color alternativo.
Visualización de las diferentes tareas que nuestro usuario tiene asignadas, y el proyecto al que pertenecen.
En la sección lateral de Informe de usuario existen las siguientes opciones:
Cada una de las secciones presentará un informe de aspecto e información diferentes, con posibilidad para ver los informes en modo gráfico y en modo de calendario.
Informe completo
Muestra la actividad de un usuario en todos los proyectos. La tabla contiene la siguiente información:
Además, haciendo click sobre el nombre del proyecto accedemos directamente a su sección particular.
En las cajas de selección de la parte superior del formulario se puede seleccionar otro usuario y otra fecha diferente, que de forma predeterminada será el usuario conectado y el día actual.
Informe mensual
Muestra actividad general de cada uno de los usuarios. La tabla tiene los siguientes campos:
El formulario situado en la izquierda nos permite cambiar de mes o filtrar por nombre de usuario.
Informe anual
Muestra un calendario con la actividad de un usuario durante todo el año, agrupando todos los informes de calendario de cada mes. Se resaltan los días con actividad (vacaciones, trabajo, tickets…), y haciendo click sobre cualquier día podremos visualizar la actividad en detalle.
Haciendo click en cualquier mes podemos ver el informe de actividad en calendario para el mes en cuestión.
Calendario de vacaciones
Muestra en un calendario de formato mensual las vacaciones de los usuarios. Las vacaciones se añaden como una unidad de trabajo suelta (workunit).
Informes a medida
Muestra una lista con los informes personalizados previamente creados. Desde la lista, cada informe se puede visualizar en el navegador o descargar en formato PDF o CSV. Los informes se crearán a través de una sentencia SQL, por lo que será necesario conocer el el esquema de la base de datos.
Programar informes
Permite crear tareas para el envío programado de informes, que aparecerán en lista al acceder a esta sección.
Formulario de creación de estas tareas programadas:
Para que los informes se puedan añadir correctamente como archivo adjunto, la dirección IP del servidor de Integria IMS debe tener acceso a la API. Se puede agregar la IP del servidor en la configuración general.
En esta sección se realizarán todas las tareas de administración relacionadas con los usuarios, gestionar (añadir, editar y borrar) usuarios y sus detalles, gestionar los roles y perfiles existentes, así como los grupos definidos.
Al añadir un nuevo usuario visualizaremos el siguiente formulario:
Cuyos campos son:
Una vez creado el usuario, aparecerán opciones adicionales en la parte inferior para definir los perfiles y grupos del usuario:
Es importante prestar especial atención a la combinación de estos dos elementos, ya que definirá el nivel de privilegios y sobre qué grupos tendrá el usuario.
Por otro lado, si se marca la casilla “Enviar email automáticamente al usuario con su usuario y password de acceso” el nuevo usuario será notificado en su cuenta de correo electrónico con sus datos de acceso (nombre de usuario y contraseña):
Los roles son las diferentes funciones que los usuarios pueden desempeñar en un proyecto, y sus costes por hora asociados. Son necesarios para calcular los costes reales de un proyecto en base a la imputación de horas de los participantes del proyecto. Integria IMS trae varios roles predeterminados:
Cada uno de ellos tiene asignado un coste, que se aplicará cuando un usuario con ese rol introduzca horas en un proyecto, ticket, etc. Está pensado principalmente para la externalización de servicios, donde es muy interesante saber los costes asociados a los mismos.
El único rol que no es posible eliminar es “Project manager”, ya que es el que habilita los permisos de gestión sobre un proyecto.
Desde la sección Gestionar roles podrá añadir, editar y borrar roles.
Un fichero CSV es un documento que permite representar datos en forma de tabla. Las columnas se separan por comas y las filas por saltos de línea. Nuestro fichero CSV tendrá el siguiente formato:
id_usuario,password,real_name,email,telephone,description,disabled,id_company, simple_mode,num_employee,enable_login (without commas)
Ejemplo fichero:
alberto,1234*xcf,Alberto Garrido,[email protected],91345678,Gestor de cuentas,0,12,0,123,1 juan,348x*13,Juan Rodriguez,[email protected],914543210,Gerente de canal,0,12,0,124,1
El resto de campos no se pueden incorporar de forma automática. Mediante el formulario podrá elegir algunas opciones con las que el usuario será creado.
Los grupos sirven para asociar conjuntos de actividades o empresas a los que un usuario puede pertenecer; están estrechamente ligados a los perfiles, así un usuario del departamento de soporte puede estar en la empresa «A» con un rol asignado de «Senior consultant» y al mismo tiempo estar en la empresa «B» como «Support engineer», pudiendo además estar asignado en otro grupo o empresa como «Project manager».
Por su diseño, en combinación con los perfiles, permiten una gran flexibilidad en su uso, pudiendo utilizarlos como clientes separados, departamentos separados (desarrollo, soporte, dirección…), o cualquier otro planteamiento, teniendo la seguridad de controlar la visibilidad y privilegios que cada usuario tiene sobre estos grupos, desde no permitir su visualización, hasta darles un control total.
Esta opción solo es visible para usuarios con perfil de gestión de usuarios.
Los tickets siempre estarán asociados a un grupo. Es posible definir en los grupos un usuario predeterminado al cual se asignarán los tickets cuando sean creados y se asocien al grupo en cuestión. Posteriormente el usuario podrá luego escalar los tickets a cualquiera dentro de su grupo, si bien se ha de configurar dicho usuario con los permisos necesarios para ello.
Desde la sección Gestionar grupos podrá añadir, editar y borrar grupos. Haciendo click en cualquier grupo accederemos a su formulario de edición:
Y haciendo click en Crear grupo podremos añadir uno nuevo, para lo cual aparecerá un formulario con los siguientes campos:
Para editar cualquier grupo, siempre que se tengan permisos, se puede pulsar sobre su nombre. Para poder gestionar colas de correo es necesario tener configurado una cuenta en el apartado Configuración de correo. Integria utiliza esta cuenta para la gestión de tickets por email.
Son utilizadas para la creación y gestión de tickets por email. Esta es una funcionalidad Enterprise de Integria IMS. Para poder utilizar esta funcionalidad es necesario tener configurado una cuenta de correo en el apartado “Configuración de correo”, en el setup general de la consola. Integria utilizará esta cuenta saliente para la gestión de tickets por email.
Los parámetros para configurar las colas de correo son los siguientes:
[email protected] .*@otherdomain.com
Con esta configuración, todos los correos que lleguen a la dirección [email protected] y todos aquellos que con el formato [email protected] como por ejemplo: [email protected], [email protected], etc. serán utilizados para la gestión de tickets por email utilizando los parámetros definidos.
Para información ampliada sobre gestión de colas de correo puede consultar la sección: Gestión de tickets por email.
Si en el campo “notificación de email” se escoge la opción “usar notificaciones por defecto”, se tendrán en cuenta las opciones generales en el setup de incidencias, Si, por el contrario, se elige la opción de personalizarlas, se podrá modificar lo siguiente:
La versión Enterprise de Integria IMS permite asociar a un usuario perfiles diferentes para cada grupo. Esto se realiza desde la gestión de usuarios, y es una característica de la versión Enterprise. Este sistema permite especificar qué privilegios de acceso se le dan a cada usuario en las diferentes secciones de Integria IMS.
En Integria hay tres tipos de usuarios:
Los perfiles se configuran mediante “flags” de acceso. En este apartado se define qué habilita cada flag de ACLs en cada sección.
Proyectos
Bit de acceso | ||
---|---|---|
PR | Ver proyecto | Permite ver la información de los proyectos en los que se está asignado. |
PM | Gestionar proyecto | Permite crear y modificar los grupos de los proyectos. |
El Rol de manager del proyecto puede realizar cualquier operación en los proyectos en los que tiene ese rol asignado, así como en las tareas de los proyectos. Además de los usuarios con este rol podrán eliminar proyectos. |
En el sistema de ACLs de proyectos las subtareas heredan los permisos de las tareas padre. Es decir, si un usuario puede modificar la tarea padre también podrá modificar la tarea hija.
Incidencias
Bit de acceso | Usuario Estándar | Usuario Externo | |
---|---|---|---|
IR | Ver tickets | Permite acceder a la sección Incidencias y podrá interactuar (ver la información, añadir workunits, subir archivos,etc) con los tickets según las siguientes condiciones: | |
Los que pertenezcan al grupo/s del usuario | En los que el usuario sea el dueño | ||
En los que el usuario sea el dueño | En los que el usuario sea el creador | ||
En los que el usuario sea el creador | En los que el usuario sea el editor | ||
En los que el usuario sea el editor | En los que el usuario escribió alguna workunit | ||
En los que el usuario escribió alguna workunit | |||
IW | Editar tickets | Permite crear nuevas tickets y editar (cambiar el grupo, cambiar el estado, asignar a otro usuario, etc) las existentes. La edición sólo estará disponible para el usuario que sea dueño (owner) del ticket. | |
IM | Gestionar tickets | Permite: Borrar tickets, Gestionar tipos de incidencias y Gestionar SLAs. | |
SI | Escalar tickets | Permite asignar tickets contra un grupo sobre el que no tenemos acceso. |
Control de calidad
Bit de acceso | ||
---|---|---|
QA | Control de calidad | Permite asignar o quitar medallas en los tickets. |
Base de conocimiento
Bit de acceso | ||
---|---|---|
KR | Ver KB | Permite ver los artículos de la Base de conocimiento. |
KW | Editar KB | Permite crear y editar artículos de la Base de conocimiento. |
KM | Gestión KB | Permite borrar los artículos de la Base de conocimiento. |
Ficheros
Bit de acceso | ||
---|---|---|
FRR | Ver ficheros | Permite ver los ficheros subidos a Integria. |
FRW | Editar ficheros | Permite subir ficheros y actualizar los ya existentes. |
FRM | Gestión de ficheros | Permite borrar los ficheros. |
Inventario
Bit de acceso | ||
---|---|---|
VR | Ver inventario | Permite acceder a la sección de objetos de Inventario y ver su información según las siguientes condiciones: |
En los que el usuario sea el dueño | ||
En los que sean de tipo Público | ||
Si tiene empresa asociada, por los usuarios asignados a esa empresa | ||
Si está asociado el usuario | ||
VW | Editar inventario | Permite crear nuevos objetos de inventario y editar los existentes |
VM | Gestionar inventario | Permite: |
Borrar objetos de inventario | ||
Gestionar tipos de inventario | ||
Gestionar SLAs |
Informes
Bit de acceso | ||
---|---|---|
RR | Ver informes | Permite visualizar los informes y sus datos. |
RW | Editar informes | Permite crear y modificar informes. |
RM | Gestionar informes & carpetas | Permite borrar y gestionar tanto informes como carpetas de informes. |
Wiki
Los permisos de lectura y escritura del Wiki se definen en cada una de las páginas del mismo. Por defecto todas las páginas son accesibles y editables por todos los usuarios. Puede ver cómo modificar estos permisos en la sección Permisos lectura/escritura Wiki.
Bit de acceso | ||
---|---|---|
WR | Ver Wiki | Permite ver la Wiki |
WW | Editar Wiki | Permite editar y crear páginas de la wiki |
WM | Gestión Wiki | Permite modificar, borrar y asignar usuarios a la Wiki |
CRM
El CRM tiene una forma particular de funcionar, donde no se tienen en cuenta los grupos, sólo la empresa a la que pertenece el usuario y los perfiles que tiene en cualquiera de los grupos. El método principal de restricción de acceso, será la relación padre/hijo entre empresas. De forma que si uno tiene acceso a una empresa, tiene acceso a todas las empresas “hijo”. Excepto el usuario externo que solo ve lo suyo. Es decir, solo vería las de su empresa y las hijas (y nietas, etc) de su empresa.
Compañías
Los flags básicos para la gestión de empresas son los siguientes:
Bit de acceso | ||
---|---|---|
CR | Ver CRM | Permite ver la información de las compañías a las que tiene acceso. |
CW | Editar CRM | Permite crear y editar las compañías a las que tiene acceso. |
CM | Gestión CRM | Permite eliminar compañías a las que tiene acceso. |
CN | Newsletter | Permite crear y editar newsletters |
En el sistema de ACLs de compañías se heredan los permisos de las compañías padre. Es decir, si un usuario puede modificar la compañía padre también podrá modificar la compañía hija.
Roles
Bit de acceso | ||
---|---|---|
CM | Gestión CRM | Permite crearlos. |
Facturas
Bit de acceso | ||
---|---|---|
CM y CIM | Gestión CRM y Gestión de facturas | Permite ver y modificar las facturas de las compañías. |
Leads
Bit de acceso | ||
---|---|---|
CM y CLM | Gestión CRM y Gestión de Leads | Permite ver y modificar los leads de las compañías. |
Contratos, Contactos, Ficheros, Leads, Actividades,
Bit de acceso | ||
---|---|---|
CR | Ver CRM | Permite ver la información de los elementos a los que tiene acceso. |
CW | Editar CRM | Permite editar los elementos a los que tiene acceso. |
CM | Gestión CRM | Permite eliminar los elementos a los que tiene acceso. |
Agenda
Bit de acceso | ||
---|---|---|
AR | Leer agenda | Permite ver la información de la agenda |
AW | Editar agenda | Permite añadir y editar elementos a la agenda |
AM | Gestionar agenda | Permite eliminar elementos de la agenda |
Administración de Integria
Bit de acceso | ||
---|---|---|
UM | Gestión de usuarios | Permite crear, editar y administrar los perfiles de los usuarios |
DM | Gestión de la Base de datos | Acceso a la consola de la bd y ejecución de consultas SQL. |
FM | Gestión de Integria | Acceso a la configuración y opciones administrativas del programa. |
Recursos Humanos
Bit de acceso | ||
---|---|---|
HR | Recursos Humanos | Permite editar o borrar unidades de trabajo asignadas a las tareas especiales. |
Documentación de Integria