Ley de parkinson: descubre qué es y cómo luchar contra ella
Probablemente el día en el que el conocido profesor, historiador, escritor y novelista, Cyril Northcote Parkinson, dio un discurso acerca de porqué la Oficina Colonial Británica tenía cada vez más empleados, no tenía ni idea de que iba a asentar uno de los principios más firmes y conocidos de la gestión del tiempo en el trabajo.
Su trabajo, recogido en el libro La Ley de Parkinson, sigue siendo, hasta el día de hoy, una referencia muy popular en la materia. Hoy vamos a conocer qué es la Ley de Parkinson y cómo siendo conscientes de su existencia, vamos a poder ser más productivos en nuestra vida diaria y en nuestras empresa.
Aunque parte de un fundamentado estudio científico, la Ley de Parkinson puede resumirse en la siguiente frase, que además es la que da comienzo a su célebre ensayo: “El trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine”.
Como ya sabemos, la idea parte de un estudio acerca de la burocracia británica. Respecto de la misma, el profesor Parkinson encontraba dos factores:
1. Un funcionario quiere multiplicar sus subordinados, no sus rivales.
2. Los funcionarios se crean trabajo unos a otros.
Durante su estudio, Parkinson observó que conforme el Imperio Británico perdía importancia, el número de empleados de la Oficina Colonial se incrementaba. De igual forma, observó que el número de empleados de un aparato burocrático aumentaba un 5-7% anual, independientemente de la cantidad de trabajo que hubiera que hacer.
Además con estas curiosas observaciones, la Ley de Parkinson está muy vinculada al concepto de procrastinación. Una de las principales ideas que transmite la Ley de Parkinson es que, cuanto más tiempo se disponga para realizar un trabajo, más se pospondrá, más divagará el pensamiento y más problemas serán planteados.
Siendo la que hemos visto la principal o primera Ley de Parkinson, existen otras dos leyes formuladas por el profesor, derivadas de sus observaciones:
-“Los gastos aumentan hasta cubrir todos los ingresos”.
-“El tiempo dedicado a cualquier tema de la agenda es inversamente proporcional a su importancia”.
Desde un punto de vista empresarial o profesional no suenan muy optimistas, ¿verdad? Pues no son las únicas deducidas por Mr. Parkinson, que también propuso otras como la Ley de la dilación (o Arte de perder el tiempo) o la Ley de la ocupación de los espacios vacíos (por mucho espacio que haya en una oficina, siempre van a hacer falta más).
La Ley de Parkinson puede ser comprobada empíricamente. Si a una misma tarea se le conceden dos plazos distintos para completarla (una semana y un mes, por ejemplo), es muy probable que su resolución, en ambos casos, se empuje hasta los últimos días del plazo. Si únicamente se establece un plazo más corto, el trabajo se resolverá en dicho plazo.
Otro ejemplo. ¿Quién no ha dispuesto de meses para terminar un trabajo universitario o escolar y finalmente lo ha terminado realizando en los dos días antes de que terminara el plazo para presentarlo? Con seguridad, ese mismo trabajo se podría haber completado en los primeros días del plazo, pero nuestra tendencia natural es la de posponer trabajos que no nos apetece realizar hasta que no nos queda más remedio que ponernos manos a la obra (la famosa procrastinación).
El hecho de conocer la Ley de Parkinson tiene, no obstante, su lado positivo. Siendo conscientes de ella, podemos poner solución a las pérdidas de tiempo estructurando el trabajo, marcando plazos y objetivos. Si sabes que poner plazos largos (o incluso indeterminados) puede provocar un derroche innecesario de tiempo, plantéate la posibilidad de empezar a establecer plazos más cortos.
Algunos ejemplos básicos de cómo podemos luchar contra la Primera Ley de Parkinson:
- Intentar terminar las tareas más importantes antes de las 12 de la mañana. Para hacerlo puedes madrugar más de lo acostumbrado o despertarte a la hora de siempre pero trabajar intensamente desde el inicio de la mañana. Lo importante será, en todo caso, terminar las tareas asignadas antes de dicha hora.
- Recortar algunos plazos a la mitad. Obviamente deberás seguir siendo exigente con la calidad de tu trabajo, pero seguro que detectas tareas que en realidad exigen mucho menos tiempo del que les estás dedicando.
- Limitar el tiempo que se utiliza para las reuniones. Si no se establece un límite temporal, con frecuencia se perderá demasiado tiempo en trivialidades. Fijar una hora para el término de la reunión hará que los asuntos se resuelvan más rápido y las ideas se propongan con agilidad.
- Dividir las tareas grandes en “subtareas” más pequeñas y establecer límites de tiempo estrictos para cumplirlas.
- Utilizar técnicas de gestión de tiempo, como la Técnica Pomodoro.
En el ámbito de la empresa, La Ley de Parkinson tiene especial interés en relación a la gestión de proyectos, donde la fijación de objetivos, y el reparto de tiempo y tareas es esencial.
Ser consciente de la Ley de Parkinson puede ayudarnos a aprovechar mejor el tiempo y ser más productivos. Por ello, de la Ley de Parkinson se ha deducido el aforismo “las restricciones pueden crear libertad”. ¿Qué significa esto? Aunque en un primer vistazo puede parecer que esta frase es incongruente, un análisis más profundo de la misma nos desvela que tiene mucho sentido. El hecho de ser estricto con el tiempo de trabajo, marcando objetivos y plazos, hace que se aproveche mucho mejor, lo que permite terminar antes las tareas. Al finalizarlas antes, se pueden conseguir beneficios en la libertad, por ejemplo permitiendo una reducción o flexibilización de los horarios laborales.
Para finalizar, recuerda que existen herramientas tecnológicas que pueden ayudarte a plantar cara a la temida Primera Ley de Parkinson. ¿Conoces Integria IMS? Integria IMS es un help desk que incorpora, entre otras funcionalidades, una herramienta de gestión de tareas y otra de gestión de proyectos. Si quieres saber más sobre Integria IMS puedes acceder a nuestra página web o descubrir más artículos como estos en nuestro blog.