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gestión de facturas

Gestión de facturas con Integria IMS: Creación de empresas y facturas

Hay dos tipos de personas, los que hacen todo ellos mismos y los que delegan. Podríamos dedicarle un post entero a la importancia de aprender a delegar y quizás lo hagamos en otro artículo. Sin embargo, hoy solo diremos que es una tarea muy complicada, que no todos somos capaces de hacer, pero que aporta muchos beneficios, entre los que destaca la reducción de estrés y la posibilidad de especialización. Pero vayamos al tema que nos ocupa, la gestión de facturas con un software de helpdesk.

Por lo general cuando una empresa es pequeña, todas las tareas son realizadas entre los miembros del equipo, y poco a poco comienzan a especializarse por departamentos. En las empresas grandes, ya existe cierta especialización. Ya seas de los que contratan una gestoría para tener todo en orden o de los que hacen todo por ellos mismos, es necesario tener un control de todo lo que entra y sale de tu empresa. Es decir, siempre hay que tener un control absoluto de la gestión de facturas, independientemente de si eres una multinacional o un autónomo.

Hace no tantos años como parece, los gestores recibían carpetas y carpetas llenas de documentación cada mes. Más concretamente tickets y facturas, para tener un control de las finanzas y así poder mandar toda la información a Hacienda, antes de que acabara el trimestre. Con el paso de los años, esta figura ha ido evolucionando y la gestión de facturas es más sencilla que antes. Por otro lado, las leyes de Hacienda también se han ido endureciendo y ahora es más importante que nunca evitar errores en algo tan básico como la gestión de facturas.

La tecnología con la que contamos hoy en día nos es de mucha ayuda. Plantéate tu gestión de facturas sin un Excel, sin un escáner o sin un correo electrónico. Como verás… hoy las cosas son mucho más sencillas y cuando falta alguna factura o existe cualquier problema, es más fácil buscar una solución. Integria IMS, es exactamente eso, un software de helpdesk que hace más sencillo el papel del administrador, porque un Excel está muy bien, pero cuando hay varias personas toqueteando en él, pueden surgir muchos desastres.

Si tu empresa cuenta con un helpdesk como Integria IMS, y tú eres el encargado de las facturas, pide acceso para que faciliten tu labor. Podrás ver las facturas emitidas y recibidas, el estado del pago y todos los campos que sean necesarios.

Hoy vamos a ver cómo podemos hacer nuestra labor mucho más fácil en la gestión de facturas, empezando por ver cómo se crea una empresa, una factura recibida o emitidas con Integria IMS. Introduciendo poco a poco las facturas emitidas y recibidas, puedes tener un control monetario de los gastos e ingresos de tu empresa….ahorrando en disgustos a fin de mes.

1. Creación de una empresa:

Paso a paso comenzaremos por crear una empresa, para lo cual lo primero es contar con los permisos adecuados. Para ello, di a tu administrador que te dé permisos para ver y poder editar facturas. Una vez tengas estos permisos, comienza por conocer la interfaz, en pocos días estarás familiarizado con ella y cada vez te será más fácil usar todas sus herramientas.

Es oportuno comentar que Integria IMS, se encuentra en continuo cambio y nuestros desarrolladores están trabajando en este software para mejorar todo lo que sea posible. Por este motivo, si veis que vuestra interfaz gráfica no coincide con las imágenes que mostramos a continuación, es porque cuentas con una versión anterior o posterior a la utilizada para las capturas.

Dicho esto, continuemos. Para crear una empresa, tienes que hacer clic en la pestaña “clientes”, en el menú que se encuentra en la parte de arriba de la página principal.

pestaña clientes en página de inicio

Al pasar el ratón por Clientes, te saldrá un menú desplegable; haz clic en “Empresa”.

Clic en Empresa, menú desplegable

Cuando accedas a la empresa, podrás ver las fichas de todos los clientes que tengáis, con su nombre, contrato registrado, la persona encargada de gestionar la empresa, el país y la facturación total.

fichas de todos los clientes

Para añadir una nueva empresa, selecciona el menú de la izquierda y elige Crear compañía.

opción "crear compañía"

Te aparecerá la siguiente pantalla:

formulario de datos de la compañía

Ahora solo tienes que añadir los datos que sean necesarios y hacer clic en crear. Cuando veas en la pantalla “Creado correctamente”, ya tendrás tu empresa creada.

“Creado correctamente”

Una vez creada la empresa ya podrás empezar a crear facturas, tanto emitidas como recibidas.

2. Creación de facturas

Al hacer clic en tu empresa, en este caso usaremos la empresa ficticia Pay Palu, puedes ver todas las facturas añadidas anteriormente.

vista de todas las facturas añadidas anteriormente

Para crear una factura, haz clic en el botón de Crear que se encuentra abajo a la izquierda y ya puedes introducir todos los datos.

datos de la factura

Fíjate bien en el tipo: Enviadas o Recibidas. Ya que es muy importante que este dato esté correcto para evitar errores posteriores.

Una vez se haya añadido la factura con el importe adecuado, el concepto, las retenciones y toda la información pertinente, puedes descargar la factura con formato pdf, haciendo clic en el icono:

icono acrobat (PDF)

datos de la factura finalizada

Cuando te llegue una factura y quieras registrarla, sigue los mismos pasos, pero debes cambiar en la pestaña Tipo de Enviada a Recibida/ de Submitted a Received. Integria IMS ya te permitirá escribir el número de identificación de factura.

Una vez hayas cumplimentado toda la información y hayas hecho clic en añadir, puedes arrastrar la factura recibida en la parte de abajo y haz clic en actualizar para adjuntar la factura.

clic en actualizar para adjuntar la factura.

Cuando registres facturas, puedes seleccionar fecha de vencimiento y fecha de pago, así Integria IMS avisará al administrador de que ha llegado el momento de pagar la factura.

Cuando tengas toda la información cumplimentada, al final de cada mes tendrás un control de toda la facturación que ha entrado y salido de tu empresa, así es mucho más sencillo gestionarlo y enviarlo a la gestoría.

Y así de sencillo es crear empresas y facturas. Recuerda siempre prestar especial atención a si la factura es “emitida” o “recibida”, para evitar que se genere un nuevo número de factura emitida cuando no toque.

Si te has quedado con ganas de saber más sobre Integria IMS, puedes acceder a nuestra página web y en el caso de que todavía tengas dudas con la gestión de facturas o con la usabilidad de este software de helpdesk, puedes visitar la guía de Integria IMS o el foro de soporte.

¡Nuestro equipo estará encantado de solucionar todas tus dudas y problemas!