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software de inventario

Software de inventario, descubre si es necesario para tu empresa

Cada empresa elige un sistema determinado para llevar su inventario. En nuestro país siempre ha sido algo típico ver al señor o señora de turno con un boli bic y una libreta de espiral, donde anotaban todos los gastos, ingresos y notas necesarias. Con el paso de los años, cada vez se usaban menos libretas y más ordenadores, sobre todo con el ya tan conocido Excel. Si hablamos de una zapatería pequeña a las afueras de la ciudad, es entendible que con una libreta o un ordenador sea suficiente. Pero para una empresa en pleno crecimiento y que además está adquiriendo cierto tamaño, un inventario tradicional puede volverte loco, y el día que sea necesario encontrar una gestión en concreto o quieras pedir una subvención y te pidan que indiques cuanto te has gastado en material en los últimos 3 años, puede que tu cabeza explote.

Hoy vamos a conocer una de las soluciones más adecuadas para cualquier empresa, los softwares de gestión de clientes o CRM. No solo por la importancia del software de inventario, sino por otras múltiples herramientas que convierten la gestión de la empresa y de incidencias, en algo mucho más asequible.

software de inventario

Antes de conocer Integria IMS, vamos a comenzar por el principio y entender qué es un software de inventario. Para ello, primero debemos tener claro el concepto de inventario y las características necesarias que debe tener un buen software de este tipo, así podrás tener mucho más claro si es algo necesario para tu empresa, o por lo contrario puedes seguir usando los métodos tradicionales.

¿Qué es un inventario?

El inventario, es lo que representa la existencia de bienes almacenados. Gracias al inventario tenemos un control de nuestro patrimonio, y sus usos principales son los siguientes:

  • Contar con un registro de los productos que posee la empresa, teniendo un control real y detallado.
  • Tener el control de todas las operaciones de transformación, compra, venta o alquiler.

¿A qué nos referimos cuando hablamos de un software de administración y gestión de inventario?

Un software de inventario te va a permitir conocer y acceder al instante al inventario de todos los dispositivos que poseas, además de dar acceso directo a las licencias. Como puedes imaginar esto va a simplificar la labor de administración y de gestión de todo el parque de PC´S y servidores. Cuando hablamos de software de administración y gestión de inventario, vamos más allá de las agobiantes hojas de cálculo y nos adentramos en un espacio más tranquilo en el que podamos tener toda la información organizada, en un mismo sitio y con búsquedas que faciliten nuestro trabajo.

¿En qué me va a ayudar tener un sistema de inventario?

Gestionar el inventario no es una tarea sencilla y con un software de helpdesk o ayuda de escritorio, va a comenzar a serlo. Un software puede gestionar todos los productos y clientes con los que cuentes. Puedes ordenarlos por categorías, fecha, precio, entre otras posibilidades. Permite controlar y coordinar los materiales disponibles, sin necesidad de tener un inventario excesivo. Administrar un inventario de forma eficiente va a generar un ahorro de tiempo, de espacio y dinero en la empresa.

¿Cuáles son las características básicas que debe tener un software de inventario?

  • Si hablamos de inventario dedicado a la venta. Un software de inventario debe servir para mejorar la organización de compras y ventas, evitando tener mercancía en exceso o una carencia de productos. Para que esto sea posible, debe ser sencillo de usar, de entender y que sea capaz de mostrar una vista global. Sabiendo que es lo que se vende en cada momento, ya es posible realizar un balance entre ingresos y egresos, ofreciendo un control total de los productos.
  • Los bienes deben poder ser almacenados en diferentes categorías de producto, por cantidades, fechas de expiración, caducidades, direcciones, etc.
  • Debe ser flexible para que introduzcas las características de cada bien. No todos los software de inventario son iguales, por eso es primordial elegir un software personalizado en el que poder realizar cambios siempre que sea necesario.
  • También es necesario que cuente con alertas de stock, es decir que te avise cuando hay algo que no funciona correctamente, este punto podría aplicarse tanto en ventas como en los dispositivos internos. No tienes que estar pendiente de si se acaba algo o no, somos seres humanos y podemos tener despistes, con un software de inventario evitarás los despistes.
  • Por último pero no menos importante, el software de inventario debe crear informes personalizados y adecuados a la persona que va a leer esa información. Ahí se podrán ver las ventas realizadas, la previsión de ventas, saber hacia donde va tu negocio y sacarle el mayor partido posible.

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Siendo una empresa pequeña, ¿Es realmente necesario un software de inventario? ¿Para quién está recomendado?

Un software de inventario está indicado a cualquier empresa que venda un producto o servicio, y quiera tener un control de lo que entra o sale de sus almacenes. También es válido para empresas que cuentan con diferentes materiales, por ejemplo ordenadores, teclados, teléfonos, pupitres o libros, y quieren tener un control para que todo esté en perfecto estado.

Otro ejemplo sería para una empresas dedicada a cualquier tipo de proyecto, por ejemplo un grupo de arquitectos, un grupo de educadores sociales e incluso de informáticos, creas un inventario, realizas una propuesta y esperas a ver si te dan una subvención para tu proyecto.

software de inventario

Un software de inventario es muy útil para cualquier tipo de empresa, y cuanto más grande sea, más importancia tiene.

Continuemos con la tienda de zapatos del inicio del texto, con una hoja y un papel es muy complicado saber que se han quedado sin las Adidas clásicas que venden todos los días. Con un software de inventario podrías recibir una alerta indicando que el producto se ha agotado, para solicitar más. Por otro lado, si han pasado meses y las botas de pelo del último estante no se han vendido, sabes que no debes seguir comprando unidades.

Integria IMS cuenta con todo los requerimientos necesarios que necesita un sistema de inventario:

  • Es flexible, ya que los objetos, campos y relaciones son definidas por un administrador. Así puedes gestionar el stock de manera sencilla, implementar bases de datos de gestión con datos anteriores y puede estar vinculado al CRM y al Ticketing. Imagina que tienes una incidencia con un producto vendido, cuando la incidencia llega te manda directamente al producto con el fallo y puedes comenzar a solucionar el problema.
  • Tiene todas las utilidades necesarias para gestionar los objetos de la compañía, la ubicación, los fabricantes, contratos de soporte, personas, teléfonos, números de serie etc. Todo con búsquedas rápidas y personalizadas ahorrando tiempo. Los objetos de inventario también pueden ser asociados a tickets, de nuevo esto permite que la gestión sea más eficiente.
  • Cuenta con alertas, para que no te pille el toro y gestiones mejor cualquier incidencia.
  • Cuenta con bases de conocimiento e informes personalizados.

Esperamos que esta información te haya sido de ayuda, te animamos a probar un software de inventario como Integria IMS, pero no te quedes ahí, descubre todas las herramientas adicionales que posee y administra tu empresas de una forma fácil y rápida. Pronto vas a ver como el ahorro de espacio, de tiempo y de dinero va a ser visible.