1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
(1 votes, average: 5.00)
Loading...

software gestion ticket feaured

Software gestion ticket: Mejora tu sistema de atención al cliente evitando los errores más comunes

La gestión de incidencias, es un tema de vital importancia que todas las empresas deberían tener en cuenta. Su objetivo es resolver cualquier problema o incidente de una manera rápida, eficaz y eficiente, analizando cómo se ha producido dicha incidencia y ocupándose de que no vuelva a ocurrir en el futuro. Uno de los métodos más adecuados son las herramientas helpdesk, siempre que incluyan un buen software de gestión de tickets.

Los tickets, sirven para organizar adecuadamente las necesidades de los clientes o usuarios. Es importante que las incidencias se resuelvan correctamente, pero también es importante que queden registradas para poder usarlas más adelante. Sea en los propios ticket o en informes especializados, para analizar problemas o para conseguir tener toda la información que sea necesaria (qué se hizo, cuando, en cuánto tiempo se consiguió resolver la incidencia, etc.).

Errores frecuentes en la gestión de tickets:

Dentro de la gestión de tickets, puedes encontrar un gran número de problemas, pero hay varios tipos que se repiten frecuentemente. Cuando la cantidad de clientes sube, aumentan las dudas, las incidencias y en general los problemas. A continuación presentamos algunas de las situaciones más frecuentes que pueden debilitar nuestro sistema de atención al cliente. Siendo conscientes de estos problemas, podemos solucionarlos, y es mucho más sencillo buscar alternativas adecuadas, en este caso con un software de gestión de tickets.

  • En muchas ocasiones, no hay un seguimiento correcto de la incidencia. Por ejemplo; ¿cuántas veces hemos llamado a nuestro operador telefónico para resolver una incidencia?, hemos ido hablando con diferentes personas, repitiendo una y otra vez el mismo diálogo, intentando explicar cuál es nuestro problema, y para colmo nadie nos ha resuelto nada. Esto puede ocurrir en cualquier empresa. Una buena organización y comunicación interna es vital para que una empresa funcione correctamente.
  • Tampoco hay un almacenamiento de incidencias. Independientemente de si estas han sido o no resueltas. No podemos beneficiarnos de la resolución de problemas, ya que no podemos analizar a qué se debe la incidencia, ni evitar que vuelva a ocurrir.
  • Se gestionan a través de diferentes canales, por ejemplo el correo electrónico, el teléfono o en persona. Si hay poco tráfico no hay problema, pero una vez que la empresa crece y con ella las preguntas e incidencias de los clientes, se crea cierto descontrol interno. Si no nos organizamos correctamente, es muy complicado tener buenas opiniones en la atención al cliente.
  • No hay diferenciación según la urgencia de la incidencia.
  • No hay estadísticas ni datos a los que agarrarnos para mejorar el servicio.

Todas estas situaciones pueden llegar a crear un descontento general en nuestros clientes, traduciéndose en opiniones negativas sobre nuestra empresa. Hoy es más importante que nunca contar con opiniones positivas, ya que gracias a la red, las opiniones negativas se extienden con rapidez y pueden hacer que tus ventas bajen. La solución a todos estos problemas es más sencilla de lo que imaginas, con un buen software de gestión de tickets, podrás gestionar las incidencias internas y externas, pudiendo evitar todos los problemas mencionados anteriormente y con organización y control, la experiencia del cliente también mejorará.

Hay muchas herramientas de software de gestión de tickets, pero no todas son iguales. Está claro que todas nos van a ayudar a mejorar nuestra organización y la experiencia del cliente. ¿Pero cómo?.

¿Cómo puede ayudarte un software de gestión de tickets?

El software de gestión de tickets de Integria IMS, cuenta con las siguientes características para mejorar nuestro sistema de atención al cliente:

  • Los tickets son intuitivos y sencillos de crear tanto para los usuarios, como para los trabajadores de la empresa. Así evitarás que tus clientes tengan la necesidad de contactarte por otras líneas como el teléfono fijo o el correo electrónico.
  • Varios usuarios pueden tener acceso al ticket para resolver las incidencias. De este modo los compañeros pueden trabajar de manera conjunta, buscando soluciones de forma más rápida y con soluciones especializadas. Y en caso de que una persona se encuentre de baja o de vacaciones, otros trabajadores podrán solucionar el ticket, evitando que el cliente se sienta abandonado.
  • Facilidad para consultar los tickets generados por sus sistema de almacenamiento. Pudiendo ver los tickets cerrados o los pendientes, entre un gran número de posibilidades. Así puedes usar tickets anteriores para resolver incidencias repetidas, saber que algo no funciona bien y cambiarlo, entre otras posibilidades.
  • También encontramos el seguimiento de las incidencias por correo electrónico. Así el usuario no siente que “se han olvidado de él”, sabe que hemos recibido la incidencia y que estamos trabajando en ella. Cuenta con “Reglas de Workflow”, esto significa que en caso de que un ticket no haya sido resuelto, se envía automáticamente un correo al usuario informando sobre la situación actual de la incidencia.
  • Ticket personalizables, evitando tickets genéricos y agilizando el proceso de resolución.
  • Hay informes y estadísticas en las que podemos ver los puntos débiles de la gestión de incidencias, los porcentajes de resolución de nuestros trabajadores, búsquedas personalizadas en relación a nuestras búsquedas guardadas previamente, etc.
  • Aparte de estas ventajas, contamos con un equipo de soporte técnico de la plataforma, de modo que podemos consultar cualquier duda sobre la herramienta e incluso acudir a la formación de Integria IMS, para sacar más partido al software de gestión de tickets.
  • Por último, también cuenta con el sistema de evaluación del servicio a través del sistema de evaluación de calidad. Así sabrás que piensan de ti y que debes cambiar para mejorar la atención al cliente.

Como podéis imaginar todos estos puntos están creados para mejorar la organización del software de gestión de incidencias. De este modo tendremos mucho más claro cómo funciona nuestra empresa, nuestros trabajadores y mejorará notablemente la sensación de nuestros clientes, esto quedará reflejado en el sistema de evaluación del servicio interno, pero también en plataformas de opinión externas, mejorando nuestro sistema de atención al cliente.

Si os habéis quedado con ganas de saber más sobre el software de gestión de tickets, podéis investigar en las guías de Integía IMS, además os invitamos a probar este software de helpdesk y empecéis a mejorar desde hoy vuestra organización.