Qué es una base de conocimiento. ¿Qué hay que saber?
Cristina lleva mucho con su banda, “Prístinas Priscilas”. Toda una vida le parece a ella. “Ay, aquellos tiempos en los que salíamos del instituto y nos íbamos a ensayar al sótano de Toñaco”. Los éxitos se han ido sumando, sobre todo desde aquel maravilloso hit post rock que los catapultó en los noventa. Pero hay algo que le espina a Cristina, nunca se considerará una front woman definitiva hasta que ponga en orden toda la información que ha generado de la banda durante las décadas que llevan en marcha. Necesita “un algo” que recopile letras y acordes, que establezca una historia de la banda, una base de datos, para poder asirse de vez en cuando o para alimentar con nuevos conocimientos. Unos documentos internos donde puedan escribir cosas que hemos aprendido para que los demás se puedan aprovechar de ello.
Cris consultó a los más avezados compañeros, pero desde que dejó los estudios (por la banda) nunca se ha rodeado de gente que sepa demasiado de nada, así que fue a consultar a su cuñada. “Ella es ingeniera y siempre trae el mejor vino a las comidas de familia… ¡tiene que tener una solución para mí!”
No es que se llevara especialmente bien con ella, pero como son familia política, tuvo que ayudarla:
– Porfi, cuñada, necesito un algo que guarde todos los datos que genera mi banda, ya sabes, “Prístinas Priscilas”, y que nos sirva para consultar.
– ¿Sabes qué es una base de conocimiento?
– No, ¿qué es una base de conocimiento?
– Para que te hagas una idea de lo que es una base de conocimiento, el objetivo de una base de conocimientos es el de modelar y almacenar bajo forma digital un conjunto de conocimientos, ideas, conceptos o datos que permitan ser consultados o utilizados.
– Mmm… Me gusta, continúa.
– Creí que me había explicado lo suficiente, pero bueno. Es un tipo especial de base de datos para la gestión del conocimiento. Provee los medios para la recolección, organización y recuperación computerizada de conocimiento. El aspecto más importante de una base de conocimiento es la calidad de la información que ésta contiene. Las mejores tienen artículos cuidadosamente redactados que se mantienen al día, un excelente sistema de recuperación de información, vamos, un motor de búsqueda, y un delicado formato de contenido y estructura de clasificación.
– Eso me vendría muy bien para mi banda, ¿sabes?
– No, ni idea.
– ¿Sabes cómo podría yo hacerme una?
– Bueno, podrías seguir el ejemplo de Integria IMS.
– ¿Eso es otra banda de rock que sabe lo que es una base de conocimiento?
– No exactamente, pero Integria IMS tiene un sistema de gestión de una base de conocimiento que tiene como propósito mantener una base compuesta de distintos artículos organizados dependiendo del tipo de producto, su categoría o idioma en el que están escritos. Constituye un elemento central en el proceso de consultar y editar artículos, algo a lo que pueden aportar los usuarios.
– Me estoy perdiendo.
– Uf, está bien, siéntate, te haré una guía. Nos metemos y, ¿ves?, en la sección de la Base de Conocimiento podemos ver los distintos artículos que contiene, agregar artículos nuevos y gestionar distintas categorías y productos a los que puede pertenecer cada uno, junto con el acceso de distintos grupos de usuarios a estos artículos. En la vista principal podemos encontrar una lista de los distintos artículos que componen la Base de Conocimiento. Esta vista también permite filtrar los artículos dependiendo de la categoría o producto para cada elemento, además del idioma de redacción. También es posible reducir las búsquedas usando el campo de texto de búsqueda libre.
– ¡Oh! ¡Esto tiene mil posibilidades para mi banda! ¡Podría yo hacer una cosa igual! ¡Algo así pero con nuestras movidas roqueras!
– Por supuesto, Cristina, mira, seguimos. Para crear o ver las distintas categorías disponibles en la base de conocimiento solo debemos navegar al apartado de “Gestionar Categorías” del menú lateral. Desde esta sección podemos observar una lista de categorías que hemos creado. Cada una de estas tendrá icono, nombre y, opcionalmente, un padre asignado a ella, que será la categoría de la que depende. En esta misma sección podemos ver la columna de “Elementos” que muestra el número de artículos asignados a esa categoría. Podemos eliminar una categoría clickando sobre el botón de “Eliminar” en la categoría que deseemos eliminar de la base. Además de las categorías, también podremos gestionar productos y por supuesto crear nuevos artículos.
– Así que la base de conocimiento es un lugar donde podemos consultar «artículos» que se han ido metiendo. Por ejemplo, si sacamos una versión de uno de nuestros temas en la que falla una cosa muy concreta y se arregla con un punteo. Esto es un error que van a tener todos nuestros músicos, editores, productores y arreglistas. Si creamos una entrada en la base de conocimiento explicando éste problema y la solución, podremos consultarlo y ver la respuesta de forma rápida. Ahí lo tienes. Algo que ya ha pasado anteriormente y se va a repetir. Si el nuevo solista consulta la base de conocimiento y ve que es el mismo problema y ya tiene la solución, se ahorra probar, investigar el arreglo… ¡Genial!
Finalmente Cristina consiguió lo que quería, pero mostrarte qué es una base de conocimiento y cómo funciona no es en lo único en lo que Integria IMS puede ayudarte.
Integria IMS dispone, entre otras funcionalidades, de un sistema de gestión de incidencias (software de help desk) basado en tickets (ticketing) que puede ser de gran ayuda a la hora de gestionar la atención al cliente de una empresa.
Pero no sólo eso. Integria IMS dispone de otras funcionalidades muy interesantes, como un inventario o un sistema de gestión de proyectos.
¿Quieres conocer qué es lo que Integria IMS puede ofrecerte? Entra aquí: https://integriaims.com/
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